Diese Woche
Der Prüfer kennt die Kasse genau
Finanzbehörden sind bei der Überprüfung gastronomischer Betriebe besonders streng / Elektronische Systeme im Blickfeld
STUTTGART. Der Brief kommt unscheinbar mit der Tagespost. Doch viele Gastronomen und Hoteliers reagieren wie elektrisiert auf dieses Schreiben: Der Betriebsprüfer kündigt sein Kommen an. „Einige schwarze Schafe haben die ganze Branche in Verruf gebracht. Deshalb gehen die Finanzbeamten die Prüfung eines gastronomischen Unternehmens meist mit größter Sorgfalt an“, sagt Jeannette Krüger vom Institut für Liquiditätsaufbau in Magdeburg.
Häufig kommt der Prüfer aus gegebenem Anlass: Er hat in älteren Steuererklärungen Ungereimtheiten festgestellt. Vielleicht ließ die Buchführung Defizite erkennen, wurden andauernde Verluste geltend gemacht, oder wichtige Kennzahlen weichen deutlich von den Prüfkennziffern ab. Gelegentlich gibt auch ein anderes Finanzamt einen Wink. Ist der Steuerprüfer erst einmal im Haus, interessiert er sich außer dem Kassenbuch besonders für die Z-Bons und die elektronische Kasse.
Verborgene Daten
„Aber Vorsicht! Die Beamten kennen die Geräte meist besser als der Gastronom oder Hotelier. Die Hersteller haben sie nämlich intensiv geschult und ihnen alle Tricks beigebracht, wie sie einer Kasse auch die verborgenen Daten entlocken können. Unregelmäßigkeiten kann der Prüfer deshalb meist durch ein paar Abfragen sehr schnell nachweisen“, weiß Krüger (siehe Kasten).
Zusätzlich erwartet der Finanzbeamte eine lückenlose Vorlage der Z-Bons. Sie müssen täglich als Tagesendsummenbon ausgedruckt werden.
Dazu muss der Unternehmer die Z-1-Abfrage drücken. Wichtig ist dabei, dass der Nullstellungszähler (fortlaufende Z-Nummer), die Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen und die Zahlungswege (bar, Scheck, Kreditkarte) erfasst werden. Unter www.gastrofib.de kann jeder Hotelier oder Gastronom im Downloadbereich sehen, wie ein ordnungsgemäßer Z-Bon aussieht. Die Finanzämter akzeptieren bei Prüfungen keine Z-2-Abfragen, bei der Periodenumsätze (Woche oder Monat) angezeigt werden. Die Aufbewahrungspflicht der Z-Bons, der Trainingsbons und der Bedienungsanleitung für die Registrierkasse beträgt zehn Jahre.
Schätzung ist möglich
Wenn bei den Z-Bons gravierende Unregelmäßigkeiten auftreten, ist der Betriebsprüfer verpflichtet, den Umsatz und die darauf zu bezahlenden Steuern zu schätzen. Dabei geht er meist an die Kasse und druckt unter den X-Abfragen den Warengruppenbericht aus. Dadurch erhält er alle Auskünfte über den Wareneinsatz. Kennt er ihn, stellt er ihn in Relation zu den Werten vergleichbarer Betriebe und beginnt mit der Nachkalkulation. „Aber der Unternehmer steht sich steuerlich dadurch meistens schlechter. Denn die Zuschätzungen sind oft bis zum Äußersten ausgereizt“, sagt Krüger.
Als vertrauensbildende Maßnahme sollten alle Gastronomen und Hoteliers an ihrer Kasse auch den GT-Speicher (Grand Total) aktivieren. Darin werden alle Umsätze gespeichert, die seit Inbetriebnahme der Kasse gebont wurden. Wurde dieser Speicher aktiviert, kann der Prüfer in der Regel davon ausgehen, dass der Unternehmer dem Finanzamt gegenüber zur Offenlegung aller Kassendaten bereit ist. Wenn der Speicher nicht eingeschaltet worden ist, vermutet der Beamte meist, dass ihm Informationen vorenthalten werden sollen. Er wird deshalb die Aktivierung im Nachhinein vornehmen. In vielen Fällen werden dann alle Daten sichtbar. Thomas Kuehn
