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Er ist Profi: Tarek Khalek weiß, was Trainer wünschen

© Jens Gieseler

Sales & Marketing

So profiliert sich ein Tagungshotel

Die Standards sind hoch: Trainer klagen immer wieder über Defizite / Service und Räumlichkeiten müssen stimmen

aus: AHGZ-Druckausgabe Nr. 2008/31 vom 2. August 2008
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STUTTGART. Mit zwei großen Nebenräumen und zufällig zusammengestellter Seminartechnik macht ein Hotellier keinen Stich in der Tagungswelt. Die Standards sind hoch: von der modernen Technik, über verantwortungsvolles, kundenorientiertes PersonalIn der Hotellerie und Gastronomie haben diese durch den Kontakt zu den Gästen einen wesentlichen Einfluss auf die vom Gast wahrgenommene Dienstleistungsqualität.
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bis zum leichten Essen. Doch Trainer erleben immer wieder Defizite.

„Ich benötige unbedingt einen verantwortungsvollen Ansprechpartner im Tagungshotel“, sagt Tarek Khalek. Statt sich methodisch und inhaltlich ausschließlich auf das Seminar konzentrieren zu können, muss der Trainer der Commax Consulting AG)Abk. für Aktiengesellschaft.
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allzu oft Organisatorisches selbst in die Hand nehmen. Das fängt mit der Suche nach dem Seminarraum an, geht über die falsche Bestuhlung und fehlende Technik bis zur Bitte um einen Papierkorb. „Das kann alles mal passieren“, zeigt Khalek Verständnis, „aber dann ist ein Betreuer, der sich zuständig fühlt, umso entscheidender für eine gelungene Tagung.“

Persönlicher Kontakt zählt

Der Experte für Vertriebs- und Führungstrainings verbringt mehr als 100 Tage pro Jahr in Tagungshotels und ist entsetzt, wie oft diese Selbstverständlichkeit in Businesshotels fehlt: „Trainer brauchen keinen Grüßgott-Onkel an der Rezeption, sondern einen Betreuer, der tagsüber präsent ist.“

Deshalb setzt Lutz Sperr in seinem Tagungscenter auf das Konzept „kleiner, aber feiner“: „Vom Azubi bis zum Chef muss sich jeder für jeden Gast verantwortlich fühlen“. Deshalb ist in seinem Haus ein eigens abgestellter Betreuer für jede Veranstaltung unnötig. Der GeschäftsführerBezeichnung für das Leitungsorgan der Gesellschaft mit beschränkter Haftung .
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des Landgasthofs Rössle will nicht mehr als seine vorhandenen 88 Zimmer. Denn: So bleiben ihm und seinen 35 Mitarbeitern ein persönlicher Kontakt zu Trainern und Gästen erhalten. Der 35-jährige aus dem hohenlohischen Stimpfbach-Rechenberg setzt auf Standards bei der „Soft- und Hardware“. Da er 70 Prozent seines Umsatzes mit Tagungen und Seminaren macht, sind bestimmte Fragen beim ersten Kundenkontakt selbstverständlich: Wie viele Personen? Wie viel Raumbedarf ist gewünscht? Wie soll bestuhlt sein? Mit der Erfahrung von wöchentlich 15 Seminaren und Tagungen berät er seine Kunden gezielt. Dass die Räume dann wunschgerecht hergerichtet sind, ist Usus. Das wissen Firmen und Trainer zu schätzen. „80 Prozent unserer Kunden kommen immer wieder“, sagt der Chef.

Neben dem Service muss in einem florierenden Tagungshotel auch die Hardware stimmen: Alle Seminarräume des Rössle sind mit vier Pinnwänden und zwei Flipcharts ausgestattet. In den beiden großen hängt jeweils ein Beamer an der Decke und ein DSL-Anschluss ist vorhanden. Zur Zeit investiert Sperr 2 Mio. Euro in ein zusätzliches Gebäude mit fünf neuen Seminarräumen. Denn die Anforderungen werden immer höher: Zum Seminarraum werden zwei, drei kleine Gruppenräume gemietet. Eine Klimaanlage sorgt für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Der Blick ins Tal durch große Glasfenster soll die Teilnehmer animieren, auch für ihre Seminarinhalte eine geistige Weite und Offenheit zu entwickeln. „Weil wir fernab auf dem Land sind, kommen viele Kunden mit strategischen Themen zu uns“, erzählt der gebürtige Crailsheimer, „darauf richten wir uns ein“. Ein jährliches Wachstum von zehn Prozent in den vergangenen Jahren ist ein Beleg für seine erfolgreiche Nische. 1978 starteten seine Eltern im Rössle mit einer Gastwirtschaft und vier Übernachtungsmöglichkeiten.

Leichte Kost ist gefragt

Ebenso fragt der gelernte Koch nach den Teilnehmern. Denn Mitarbeiter aus der Produktion mögen lieber deftigeres Essen. Während Manager und Führungskräfte eher zum Salatbuffet und leichteren Mahlzeiten neigen. Prinzipiell bietet die Küche mittags und in den Kaffeepausen leichtere Kost an: Schließlich soll tagsüber der Kopf arbeiten. Das Problem kennt Klaus Perovec, Trainer für die Hotellerie und für Rhetorik und PräsentationZweckbestimmte und am Empfänger orientierte Information, welche versucht, den Kommunikationsfluss zu verbessern und Expertenwissen durch Darstellung oder Darbringung eines Produkts, einer Serviceleistung oder einer Information anderen zugänglich zu machen.
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, von vielen Tagungshäusern: „Mit einem

3-Gänge-Menü ist die einstündige Pause futsch.“ Statt ausgeruht und von einem kleinen Spaziergang „gut durchgelüftet“ ins Seminar zu kommen, hetzen die Teilnehmer mit vollem Bauch zurück. Viele Anbieter denken nicht mit, klagt der Münchener. Sein Wunsch: „Mittags leichtes Essen und abends kann das Haus zeigen, was es drauf hat“. Gerne auch ein EventInszenierte Veranstaltung in meist außergewöhnlicher Umgebung , die Gäste durch ihre emotionale Ansprache aktivieren soll.
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-Essen: Raclette oder Grillen am Lagerfeuer. Davon haben beide Seiten etwas. Einerseits fördert das gemeinsame Erlebnis den Gruppenzusammenhalt und damit das Arbeitsergebnis. Andererseits bleiben die Teilnehmer im Hotel und fördern dort den UmsatzWertmäßige Erfassung des Absatzes einer Unternehmung.
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Nette Gesten kostenDer in Geldeinheiten bewertete Verbrauch von Produktionsfaktoren und Dienstleistungen, der zur Erstellung und zum Absatz der betrieblichen Leistung erforderlich ist.
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nichts

Perovec, der vor seiner Trainertätigkeit große Küchen leitete, wundert sich immer wieder, dass in vielen Tagungshotels zu wenig an die Abendgestaltung gedacht wird. Ohne Zusatzangebote gehen die Teilnehmer abends schnell aufs Zimmer oder verlassen das Hotel. Zwar gibt der 40-Jährige zu, dass Sport- oder Wellnessangebote von den Teilnehmern oft nicht genutzt werden. Aber seine Tagungsteilnehmer nutzen gerne separate Sitzmöglichkeiten in der Hotelbar, wo man unter sich bleibt. „Die Gäste freuen sich über kleine Aufmerksamkeiten des Personals“, erzählt der Trainer. Wenn das Wetter gut ist, genießt man es, wenn auf der Terrasse gegessen werden kann. Oder dass an heißen Tagen im benachbarten Biergarten der Mittagstisch angeboten wird. Trainer und Kunden hätten dann das Gefühl, Gäste zu sein, die willkommen sind. Jens Gieseler


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