Tipp für die Begrüßung: Tagungshoteliers punkten, wenn der Trainer bereits beim Check-in mit tollem Service überrascht wird Foto: Colourbox
Tagungskonzepte
Tagungsleiter verwöhnen
STUTTGART. Trainer und Tagungsleiter sind Vielreisende. Sie haben viel Gepäck, Unterlagen und manchmal auch einen Teil der technischen Ausstattung dabei. Und sie sind verantwortlich für die Resultate einer hohen Investition. Sie brauchen besonderen Service!
Die Realität ist oft eine andere: Die Rezeption weiß nicht, dass gerade der/die Leiter/in der angekündigten Tagung eincheckt. Außer einem Vermerk in der Anreiseliste könnte ein Bild dieses ‚VIPs‘ im Back-Office hängen. Dann heißt es, sich ins Zeug legen: Will er gleich den Tagungsbetreuer kennenlernen? Braucht er Hilfe beim Ausladen des Tagungsmaterials? Eine besondere Service-Idee: Der beste Platz in der Tiefgarage ist gekennzeichnet mit dem Schild: „Hier parkt Paul Trainer“ (bitte auf diesen Service vor Anreise hinweisen). Nach Extrawünschen fragen: Weckruf, Frühstück im Zimmer, noch etwas Entspannendes für den Abend (heiße Milch mit Honig oder Ähnliches). Bieten Sie auch eine Hausführung an, denn der Trainer ist häufig Auskunftsbüro für seine Teilnehmer.
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Das hat hoffentlich alles geklappt. Aber ist auch der Arbeitsraum für die Tagung vorbereitet? Das bedeutet: Der Raum ist gut gelüftet und wohl temperiert. Der Beamer ist an der Decke befestigt, beim ersten Raumcheck wird die Fernbedienung auf Wunsch erläutert. Ein Telefon und alle Nummern, wie man den Tagungsbetreuer erreicht, sind gut sichtbar aufgestellt. In größeren Hotels ist der „Tagungs-ConciergePortier.
weiter mit Mausklick...“ immer in der Nähe. Sehr professionelle Hotels bieten bereits eine App an, über die der Tagungsleiter Wünsche kommunizieren kann.
Dann das Thema Sicherheit – jedes Jahr werden in Hotels und Kongresshallen zahlreiche Laptops und Aktenkoffer gestohlen: Wer schließt den Raum in Pausenzeiten auf und zu? Zudem: Stellen Sie große Flaschen Mineralwasser gekühlt und ungekühlt auf. Ein (lautloser) Kühlschrank mit Glastür sorgt für Nachschub. Flaschen mit 0,2 l Inhalt sind nicht mehr zeitgemäß, sie sind viel zu teuer und passen nicht mehr in die Zeit des Klimaschutzes und der Nachhaltigkeit. Die bestellte Technik muss getestet sein, und der Tagungsleiter wird darüber informiert. Für die üblichen Probleme sind Lösungen vorbereitet. Dazu gehören: Ersatzbeamer, Ersatzbirne, Unmengen von Akkus (das Versagen des Funkmikros ist eines der häufigsten und peinlichsten Probleme). Für Hotels mit Bühnen: Sind diese gut ausgeleuchtet und ansprechend dekoriert?
Als Service-Extra obendrauf könnte das Hotel eine Fruchtbar anbieten – kann auch ein Korb mit frischen Äpfeln vom Bauer aus der Region sein – bis hin zu leckeren Fruchtspießen oder was Leckeres für das Zuckerdepot – von Traubenzucker, über Gummibärchen bis zum Schokoladenkuss.
Hört sich an wie Selbstverständlichkeiten? Trotzdem umsetzen! Denn Self-Service ist kein Service.
Die Tagungshotellerie ist auch Thema beim Deutschen Hotelkongress 2013 am 28. und 29. Januar im Maritim Hotel Berlin. Die Teilnahmegebühr beträgt 690 Euro für Hoteliers, 990 Euro für Industrie/Zulieferer (Frühbucherpreis bis 15. Dezember); 890 Euro für Hoteliers, 1190 Euro für Industrie/Zulieferer (Normalpreis ab 16. Dezember); AHGZ-Abonnenten, Mitglieder von FBMA, HDV
weiter mit Mausklick..., FCSI, HGK und progros erhalten einen RabattEs werden vier Gruppen unterschieden: Mengenrabatte, Zeitrabatte, Treuerabatte Bonusprogramme als Mischform von Mengen- und Treuerabatt.
weiter mit Mausklick... von 100 Euro. www.hotelkongress.de
