Abteilungsübergreifend planen: Mitarbeiter sollten nach Spitzenzeiten eingesetzt werden (Foto: Colourbox)
Erfolgskurs (11)
Mit dem Dienstplan das Geschäft steuern
Der Dienstplan ist eines der wichtigsten Steuerungsinstrumente in Hotellerie und Gastronomie. Dennoch setzen viele Unternehmer ihn oftmals gar nicht, zu wenig oder falsch ein – meist aus Scheu vor vermeintlich unproduktiven Verwaltungsarbeiten. Doch wie sagt der erfolgreiche Hotelier und AHGZ-Kolumnist Klaus Kobjoll: „Der Gewinner hat immer einen Plan, der Verlierer immer eine Ausrede.“
Die folgenden Instrumente erfolgreicher Dienstpläne sind nicht neu. Sie können jedoch sehr wirkungsvoll sein, wenn der Unternehmer sie miteinander kombiniert.
Grundlagen-Arbeit: Saubere Umsatz-Statistiken führen und möglichst alle Tage des Jahres nach Saisons kategorisieren.
EDV-Einsatz: Dienstpläne Excel-basiert erstellen, auswerten und archivieren.
Forecast-Verantwortung: Die Forecast-Verantwortung einer Person übergeben, nach deren Belegungs- und Umsatz-Prognosen alle Abteilungsleiter die Dienstpläne erstellen. Kein Interpretations-Spielraum für einzelne Abteilungsleiter!
Produktivitätsziele: Pro Abteilung definieren, wie viele Mitarbeiter im Dienst sein müssen, um welchen Umsatz zu erzielen, welche Zimmerzahl zu betreuen und welche Couvertzahl zu bearbeiten ist.
Abteilungsübergreifendes Planen: Einplanen, dass zu Spitzenzeiten an der Rezeption oder im Restaurant Mitarbeiter anderer Abteilungen aushelfen. Vorab definieren, welche Tätigkeiten abteilungsfremde Mitarbeiter bewerkstelligen können.
Prozesse kennen: Wenn die Arbeitsprozesse bekannt und standardisiert sind, können auch Hilfskräfte einzelne Aufgaben übernehmen.
Guttage und Urlaubstage mitführen: Das permanente Mitführen der Guttage und Urlaubstage auf allen Dienstplänen spornt den Ehrgeiz der Abteilungsleiter an, Tage abzubauen. Werden zu wenige freie Tage gewährt oder Sicherheitspuffer aufgebaut, wird dies sofort sichtbar.
Transparenz: Hängen Dienstpläne offen aus, kann jeder einsehen, wie hoch die Produktivität an dem jeweiligen Tag war. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern auch unternehmerisches Denken.
Konsequenz: Wenn Direktoren oder Unternehmer die Dienstpläne nachkontrollieren und Differenzen ansprechen, merken Abteilungsleiter, dass Fehlentscheidungen registriert und Anstrengungen gewürdigt werden.
Disziplin: Die Umsetzung des gesamten Bündels an Maßnahmen erfordert Woche für Woche viel Disziplin bei allen Beteiligten.
Der heutige Tipp in der Serie Erfolgskurs stammt von Martina Fidlschuster, Geschäftsführerin der Hotour Unternehmensberatung, Frankfurt am Main www.hotour.de ).
Die bisherigen Folgen dieser Serie finden Sie unter www.ahgz.de/themen/serien
