Management
Wenn das Lohnbüro ausgelagert wird
Outsourcing: Das Estrel Hotel & Convention Center hat seine Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister vergeben / Kostenreduktion und Management-Vorteile
BERLIN. Mehr als 650 Angestellte kümmern sich im Berliner Hotel Estrel um das Wohl der Gäste. 550 davon sind fest angestellt in Deutschlands größtem und umsatzstärksten Einzelhotel. Da ist die Lohnabrechnung ein gewichtiger Posten im Management und eine komplexe Angelegenheit dazu. Schließlich kommen neben den Festangestellten auch viele Saison-Aushilfen und Mini-Jobber zum Einsatz und erfordern eine Vielzahl unterschiedlicher Abrechnungsmethoden. Dies und die aufwändigen Anpassungen an veränderte gesetzliche Vorgaben haben die Geschäftsführung des Hauses vor einiger Zeit dazu bewogen, diese Aufgabe an einen externen Dienstleister zu vergeben – mit guten Erfahrungen.
Die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten werden nun im Rechenzentrum der TDS HR Services & Solutions GmbH in Neckarsulm verwaltet. „Wir haben einen langen und intensiven Auswahlprozess gestartet“, erinnert sich Thomas Brückner, Geschäftsführer des Estrel Hotel & Convention Centers. „Wir wollten einen großen und leistungsfähigen Partner haben. Grundvoraussetzung waren aber Datenschutz, Sicherheit und das notwendige Vertrauen. TDS hat verstanden, was wir wollten und unsere Anforderungen dann konsequent umgesetzt.“
Das Estrel sendet lediglich die notwendigen Informationen zu, alles Weitere übernehmen die Experten des schwäbischen Dienstleisters: Pflege und Änderung der Daten im Abrechnungssystem, Kontrolle von Fehlzeiten wie beispielsweise bei Krankheit sowie eventuell notwendige Korrekturen. Die fertigen Lohnabrechnungen erhalten die Personalabteilung des Hotels und seine Mitarbeiter dann direkt durch TDS.
Zudem sorgt der Dienstleister auch für die An- und Abmeldung der Angestellten bei den unterschiedlichen Versicherungsträgern und stellt die notwendigen Bescheinigungen aus. Außerdem übernimmt die TDS auch notwendige Anpassungen der Lohnabrechnung und der Software. Ändern sich zum Beispiel gesetzliche Vorgaben, so setzen die TDS-Spezialisten diese für den Kunden um. Gibt es Neues in den Tarifverträgen, so meldet das Estrel dies nach Neckarsulm, wo man die Anpassungen vornimmt.
Alles aus einer Hand
Dieses Paket überzeugte auch Thomas Brückner und sein Team im Estrel Hotel. „Die geeignete Software war natürlich wichtig – viel entscheidender war für uns aber die laufende Unterstützung. Hier hat die TDS im Vorfeld überzeugt und die Versprechungen haben sich nachher in der täglichen Zusammenarbeit auch bewahrheitet.“ Die Umstellung vollzog sich in Teilschritten. Nachdem die Entscheidungsfindung abgeschlossen war, erhielt die TDS den Auftrag, die Lohnbuchhaltung für drei Teil-Firmen des Estrel Hotel & Convention Centers zu übernehmen: die Hotel Estrel Betriebs GmbH, die Kommunikation & Mediencenter GmbH und die Stars in Concert GmbH.
Die Betreuung im Vorfeld und während der Umstellung gehörte zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren für das Projekt. Das schloss auch die umfassende Information der Mitarbeiter im Estrel Hotel & Convention Center mit ein, um Verunsicherungen vorzubeugen. Das Management informierte die Mitarbeiter zunächst durch eine schriftliche Ankündigung. Zusätzlich wurden in den ersten Monaten nach der Umstellung aber auch noch gemeinsame Sprechstunden angeboten. Je ein Mitarbeiter der TDS und des hoteleigenen Service-Centers beantworteten vor Ort die Fragen des Personals. „Das wurde von den Mitarbeitern sehr gut angenommen“, schildert Brückner seine Erfahrungen mit diesem Vorgehen.
Insgesamt wurde die Umstellung der Lohnabrechnung drei Monate intensiv vorbereitet. Hierdurch und aufgrund der offenen Kommunikation zwischen den Beteiligten verlief die entscheidende Phase reibungslos.
Kommunikation ist wichtig
Die Auslagerung der Lohnabrechnung brachte für das Estrel eine Reihe von Wettbewerbsvorteilen durch Effizienzsteigerung mit sich. Das Hotel konnte beispielsweise ab dem zweiten Jahr 10.000 Euro Kosten einsparen. Außerdem kann die Personalabteilung jetzt effizienter und besser arbeiten. Der Grund: Die verwendete Software Loga bietet erheblich mehr Möglichkeiten, die Personaldaten zu erfassen, darzustellen und statistisch auszuwerten. Davon profitiert auch das Management: „Die besseren Auswertungsfunktionen beschleunigen die Entscheidungsfindung auf Geschäftsleiterebene“, kommentiert Brückner die Vorteile der neuen Lösung.
Aufgrund der guten Erfahrungen mit TDS und Loga ist ein Ausbau der Zusammenarbeit bereits fest eingeplant. 2007 eröffnet die Estrel-Gruppe ein neues Haus in Berlin. Auch die Lohnabrechnung für diese Mitarbeiter will Brückner von dem Dienstleister erledigen lassen.
Ute Jacobs/Thomas Eggert
www.estrel.de
www.tds-global.de
