Aktionszone: Für Wolfgang Hain ist die Raumwirkung wichtigFoto: Petra Mewes
Management
Wie die Tagung zum Erlebnis wird
Nicht allein Technik und Thema entscheiden über den Erfolg / Auch Faktoren wie Raum, Farbe und Duft spielen eine Rolle
LEIPZIG. „Die Gestaltung von Tagungsräumen hat einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg jeder Veranstaltung.“ Diese Erkenntnis gab Wolfgang Hain, Projektleiter der Neuland GmbH beim Progros-Einkaufskongress Top Supply den Zuhörern mit auf den Weg. Denn nicht nur Thema, Inhalt oder Referenten einer Tagung, auch der Ort selbst könne ein nachhaltiges Erlebnis sein.
Hohe Räume fördern Denken
Im besten Fall buchen Gäste ihr nächstes Event genau dort, wo sie das Zusammenspiel von Seminararchitektur, Ausstattung und Raumgestaltung im Zusammenwirken mit der „Peripherie“ um die Tagung als optimal empfanden.
Die Basis der Seminararchitektur wird laut Hain zuerst über die Proportionen des Raumes vermittelt: Hohe Räume fördern freies Denken, niedrige konzentrieren den Blick auf Details. Der ideale Seminarraum hat nach Hain eine breite Aktionszone, den Eingang hinten, die Fenster seitlich. Für einen positiven Verlauf von Veranstaltungen ist die Bestuhlung wesentlich. Sitzschalen sorgen für eine aktive Sitzhaltung, leicht gewölbte Rückenlehnen für Unterstützung im Lendenwirbelbereich.
Seminartische sollten klappbar und strapazierfähig, modular und flexibel einsetzbar sein. Stichwort Raumgestaltung: Farben werden als leicht oder schwer, warm oder kalt, nah oder fern empfunden. Nun stehe eine Farbe selten völlig allein. „Es sind meist Kombinationen, die sich ergänzen oder verstärken“, erläuterte der Experte. So trägt das Zusammenspiel von freundlichen und hellen Farben mit warmen, natürlichen Materialien zu einer positiven Raumatmosphäre bei. Das trifft auch auf die Beleuchtung zu. Variable und dimmbare Stromkreise sorgen für Aktionszonenlicht, Arbeitslicht und Akzentbeleuchtung. Tageslicht ist optimal. Unvermeidliche, künstliche Beleuchtung sollte naturnah gestaltet sein. Oft unterschätzt werde das Raumklima. Einzelpflanzen tragen zu Schadstofffilterung und Luftbefeuchtung bei. Wichtig ist zudem die Raumluft. Und: Auch Düfte lösen Sympathie oder Antipathie aus und beeinflussen das Wohlbefinden.
Zu jeder Veranstaltung gehören Pausen. Sie sollten direkt neben den Seminarräumen stattfinden. Positiv sind kommunikationsfördernde Möbel wie Stehtische, Ecken und Nischen sowie Möglichkeiten zum Befriedigen der Teilnehmerbedürfnisse nach Licht, Luft und Bewegung. Ablenkung bieten Sinnenpfad oder Kräutergarten.
Pausen bewusst gestalten
Aber auch Wasserklangschalen, Pendel, Musik und Düfte reaktivieren Körper und Geist. Last but not least funktioniert laut Hain kein noch so optimal gestalteter Tagungsbereich ohne die entsprechende „Software“, die Kompetenz der zuständigen Hotelmitarbeiter. Zu den unbedingten Wohlfühlkriterien zählt der Experte das störungsfreie Lernen und Arbeiten ebenso wie Freizeitangebote und „Brainfood“ – am besten einfache, leichte und vitale Mahlzeiten mit einem schnellen Service. Als Plus gelten regelmäßige Updates von Hard- und Software, Quality-Circles mit Kunden sowie die Individualisierung von Produkt und Dienstleistung. Die erzeugten Erlebnisse unterstützen den Tagungserfolg. Petra Mewes
