80 % Hotels zählen falsch – BarBrain zeigt wie’s geht

Zettel und Stift, Klemmbrett und Excel – so läuft die Inventur in den meisten Hotels noch immer ab. Branchenumfragen zeigen, dass rund 80% der Betriebe ihre Bestände nach wie vor manuell erfassen. Das kostet wertvolle Zeit, ist fehleranfällig und belastet die Nerven aller Beteiligten.

Doch es geht auch anders: Mit BarBrain steht der Hotellerie ein modernes, digitales Inventur-Tool zur Verfügung. Die App wurde speziell für Gastronomie und Hotels entwickelt und ermöglicht Inventuren in allen Bereichen des Betriebs – von der Bar und Küche über die Minibar bis hin zu Housekeeping und Lager. Statt stundenlang händisch zu zählen, erfassen Mitarbeiter alle Artikel bequem per Smartphone oder Tablet. Der gesamte Prozess läuft effizienter ab und liefert am Ende zuverlässige Ergebnisse.

Eine von BarBrain durchgeführte, anonyme Umfrage unter 1.050 Betrieben verdeutlicht, wie Inventuren heute in der Praxis ablaufen – und wie groß das Digitalisierungspotenzial ist. 53 % der Befragten arbeiten noch klassisch mit Stift und Zettel, weitere 27 % mit Excel-Tabellen. Damit setzen insgesamt rund 80 % der Hotels und Gastronomiebetriebe auf manuelle Verfahren – Methoden, die viel Zeit kosten und fehleranfällig sind. Nur 7,7 % nutzen ein Kassensystem oder eine Warenwirtschaft, weitere 12 % gaben „Sonstiges“ an.

Auch bei der Inventurfrequenz zeigen sich deutliche Unterschiede: 33 % führen monatlich Inventur durch, 21 % wöchentlich, 17,8 % jährlich, 15 % täglich und 8,4 % quartalsweise. In der Praxis bedeutet das: Viele Häuser investieren regelmäßig erhebliche Ressourcen, um Bestände zu erfassen – und zwar mit Methoden, die weder effizient noch transparent sind.

BarBrain ist nicht nur für die Hotelbar gedacht – das Tool eignet sich für alle Abteilungen. Ob Küche, Restaurant, Bar, Minibar oder Housekeeping: In jedem Bereich, wo Bestände erfasst werden müssen, erleichtert BarBrain die Arbeit. Alle Vorräte und Waren lassen sich zentral in einer App zählen, ganz ohne Zettelwirtschaft oder separate Excel-Listen.

Dank eines umfangreichen Produktkatalogs (über 20.000 Artikel) kann praktisch alles digital inventarisiert werden, was im Hotel vorrätig ist – von Spirituosen, Bier und Wein über Lebensmittel und Zutaten bis hin zu Reinigungsmitteln und Verbrauchsmaterial. So behalten Sie über Ihr komplettes Inventar den Überblick, in der Küche genauso wie im Housekeeping.

 

Einer der größten Vorteile von BarBrain ist die enorme Zeitersparnis. Inventuren, die früher einen halben Tag dauerten, sind heute oft in wenigen Stunden erledigt. Anwender berichten von bis zu 60% schnellerer Bestandsaufnahme dank digitaler Unterstützung. Die gewonnene Zeit können Sie und Ihr Team wieder in die Gästebetreuung oder andere Aufgaben investieren.

Möglich wird das unter anderem durch paralleles Arbeiten: Mehrere Mitarbeitende können mit BarBrain auf verschiedenen Smartphones oder Tablets gleichzeitig zählen – Teamwork, das Inventuren in Rekordzeit ermöglicht. Zudem entfällt die zeitaufwändige Nachbereitung: Alle Zählergebnisse werden direkt digital erfasst und automatisch in einem übersichtlichen Inventurbericht zusammengeführt. Sie müssen keine handschriftlichen Listen mehr abtippen oder Zahlen manuell in Excel übertragen.

Inventur per Hand ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch demotivierend – kaum jemand macht gern Überstunden für stundenlanges Zählen nach Betriebsschluss. Mit der digitalen Lösung entfällt dieser Inventurfrust: Die Aufnahme der Bestände geht zügig vonstatten und lässt sich oft in den regulären Arbeitsablauf integrieren. Ihre Mitarbeitenden werden deutlich entlastet, weil die Inventur nicht mehr zur lästigen Marathonaufgabe ausartet.

Zudem ist BarBrain einfach und intuitiv bedienbar. Nach einer kurzen Einführung kann jeder im Team das Tool nutzen – technische Vorkenntnisse sind kaum nötig. Das motiviert: Ihr Team erlebt, dass moderne Technologie ihnen mühsame Arbeiten abnimmt. Die Inventur wird vom notwendigen Übel zu einer schnellen, gemeinsam bewältigten Aufgabe – was für spürbar bessere Stimmung im Betrieb sorgt.

 

Ein weiterer Pluspunkt der digitalen Inventur: Sie erhalten am Ende saubere Inventurergebnisse, die jederzeit nachvollziehbar sind. Füllstände und Mengen werden präzise erfasst – auch angebrochene Flaschen oder Verpackungen können exakt erfasst werden, anstatt sie nur grob zu schätzen.

Manuelle Fehler durch Zahlendreher oder unleserliche Notizen entfallen komplett. Jeder Zählschritt ist digital dokumentiert, sodass das Inventurergebnis transparent und überprüfbar vorliegt. Diese verlässlichen Zahlen helfen Ihnen, Ihren Betrieb besser zu steuern und fundierte Entscheidungen zu treffen. Kein Wunder, dass bereits über 1.000 Gastronomie- und Hotelbetriebe auf BarBrain vertrauen und ihre Inventurdaten digital erfassen.

 

Neugierig geworden? Dann nutzen Sie die Gelegenheit, BarBrain selbst auszuprobieren. Vereinbaren Sie einfach eine kostenlose 15-minütige Live-Demo und entdecken Sie die Vorteile der digitalen Inventur für Ihr Haus. Als besonderes Angebot erhalten AHGZ-Leser, die an der Demo teilnehmen, einen vollen Testzugang zur BarBrain-App für 30 Tage kostenlos. Info-Kasten: BarBrain ist ein digitales Inventur-Tool, speziell für Gastronomie und Hotellerie entwickelt. Es spart bis zu 60% Zeit, entlastet die Mitarbeitenden und liefert saubere, nachvollziehbare Bestandsdaten. Inventuren in Bar, Küche, Minibar und Lager werden einfacher, genauer und schneller.